Szkolenia zakupowe dla kupców

Negocjacje zakupowe to gra

Zarówno negocjacje zakupowe jak i handlowe to swoista gra biznesowa. W tych negocjacjach, tak jak w każdej grze, występują rywalizujące ze sobą strony. I chociaż obie strony mają wspólny interes i dążą do znalezienia porozumienia, każde z nich ma swoje cele. Każda z nich próbuje też uzyskać przewagę. Często mają za sobą odpowiednie szkolenia – w przypadku kupców szkolenia dla działu zakupów, a w przypadku handlowców - szkolenia z technik sprzedaży i negocjacji handlowych. Patrząc z perspektywy kupca, profesjonalnie przeprowadzone negocjacje zakupowe powinny zostać oparte na kilku fundamentalnych zasadach. Dopiero wprowadzenie tych zasad podczas negocjacji zakupowych pozwala na wykorzystywanie całego arsenału technik kupieckich.

Nastawienie kupca wpływa na wynik negocjacji zakupowych

Po pierwsze - ważne jest kupcy sprawiali na handlowcach wrażenie, że dysponują siłą zakupową. Negocjacje zakupowe to proces, w którym decydującą rolę odgrywa nastawienie kupca – jak on sam postrzega swoją pozycję zakupową. Jeśli kupiec wierzy, że dysponuje siłą, będzie ją miał. Gdy jednak nie wierzy, że ją ma, nawet gdyby nią dysponował, nie ma tej siły. Szkolenia dla działu zakupów przyniosą efekt tylko wtedy, gdy kupcy będą mieli wiarę w swoją siłę. Negocjacje zakupowe to gra, w której nastawienie kupca może zadecydować o jej wynikach. Pracownicy działu zakupów powinni zdawać sobie sprawę, że gdy ich oczekiwania wobec sprzedawców będą skromne, a zachowanie niepewne, ostateczne wyniki okażą się niezadowalające. Handlowcy wykorzystają te sygnały bez skrupułów. Kluczowe pytanie sprowadza się do tego jak umiejętnie pokazać tę siłę, aby wywierać presję bez niepotrzebnego ryzyka zerwania negocjacji zakupowych. Wskazane jest zachowanie dużo taktu, kultury osobistej, szybkość działania, śmiałość w pytaniach, zdecydowanie. Należy jednak pamiętać, że pewność siebie to nie popisywanie się przed handlowcem. Ta pewność musi wypływać z wnętrza kupca. Każde profesjonalne szkolenie zakupowe powinna posiadać moduł, uczący kupców tego typu zachowań. W innym przypadku zachowanie kupca będzie sztuczne i łatwe do odczytania przez handlowca.

Kto ma najlepszy towar w negocjacjach zakupowych?

Zazwyczaj kupcy nie zastanawiają się nad tym, kto w negocjacjach ma lepsze karty – kto ma lepszy towar do wymiany. Szkolenia zakupowe często też pomijają ten temat, a jak się okazuje jest on kluczowy do budowania silnej postawy kupca. Jest to o tyle ważne, że dostawca dysponuje towarem fizycznym – maszynami, surowcami, półproduktami lub produktami gotowymi. Kupiec zaś dysponuje pieniędzmi. Poza wyjątkowymi sytuacjami takimi jak wojna, stan klęski żywiołowej, niedoborem dostaw, najlepszym towarem na świecie jest pieniądz. Potocznie się mówi, że w biznesie pieniądz jest „królem”. Jest doskonale płynny, nie ma problemu z jego magazynowaniem, nie przeterminuje się i można go zamienić na inne towary. Ten, kto nim dysponuje, ma mocną pozycję i zyskuje przewagę w negocjacjach. Negocjacje zakupowe to proces, w którym kupiec zawsze powinien zdawać sobie sprawę z tej naturalnej przewagi. Jeśli spojrzy się na pozycję handlowca, który posiada towar zajmujący jakąś przestrzeń magazynową, określony termin przydatności do użycia, wymagający transportu itd., to łatwo zauważyć, że ten towar sprawia problemy. Takich problemów nie sprawia pieniądz. Poza tym handlowiec każdego dnia wielokrotnie słyszy narzekania innych kupców na jego towar. I nie ma znaczenia czy są to narzekania pochodzące ze szkolenia dla działu zakupów, wypracowane techniki kupieckie, niewątpliwie wpływają negatywnie na psychikę handlowca. Poza tym, do handlowca docierają również różne wewnętrzne problemy płynące z jego własnej firmy. Już samo to wystarczy, że handlowcy zaczynają myśleć o swoim towarze jak o problemie do rozwiązania. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest sprzedaż towaru. Ilość tych narzekań i problemów sprawia, że handlowcy zaczynają głęboko uwierzyć w istnienie słabych stron oferowanych towarów. Dodatkowo jego oferta cały czas się starzeje, a konkurencja wprowadza coraz to nowsze produkty. To wszystko sprawia, że handlowcy zawsze odczuwają, że stąpają po „niepewnym lodzie”. Kupiec może wykorzystać tę sytuację i po mistrzowsku poprowadzić negocjacje zakupowe.

Pośpiech pogarsza pozycję zakupowców w negocjacjach zakupowych

Ważne jest również, aby kupiec sprawiał wrażenie, że nie ma ograniczeń czasowych i nie musi podejmować szybkich decyzji. Na etapie negocjacji zakupowych należy zachować w tajemnicy informacje o wymaganych terminach zakupu. Oczywiście profesjonalny sprzedawca będzie podejmował próby wysondowania presji zakupowej kupca i gdy pozna ograniczenia czasowe, wykorzysta tę informację. Jeżeli kupiec będzie sprawiał wrażenie, że nie ma ograniczeń czasowych, osłabi pozycje handlowca. Jednocześnie kupcy powinni pamiętać, że dostawcy biorący udział w negocjacjach zakupowych, na pewno mają ograniczenia czasowe. Przecież każdy z nich ma swój plan sprzedaży, który stara się zrealizować. Kupiec powinien też pamiętać, że z handlowcami łatwiej jest prowadzić negocjacje zakupowe pod koniec okresu rozliczeniowego – np. miesiąca, kwartału, półrocza czy roku. Koniec okresu rozliczeniowego zawsze sprawia, że handlowcy odczuwają większą presję na realizację sprzedaży. Profesjonalny kupiec może ten fakt wykorzystać do uzyskania lepszych wyników podczas negocjacji zakupowych.

Negocjacje zakupowe powinny zaangażować sprzedawcę

Negocjacje zakupowe powinny być prowadzone w sposób, który angażuje czasu i wysiłek handlowców. Gdy kupiec zaangażuje handlowca w przygotowanie oferty, przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji, wówczas handlowiec będzie bardziej dążył do finalizowania sprzedazy. Kupcowi dużo trudniej jest negocjować z handlowcem, który nie zaangażował swojego czasu i energii. Dobrym rozwiązaniem jest, gdy kupiec rozpoczyna rozmowy od spraw prostych. Wówczas handlowiec będzie skłonny do większego zaangażowania. I dopiero pod koniec negocjacji zakupowych należy stawiać zdecydowanie większe żądania. Ten prosty, psychologiczny mechanizm, można z łatwością wykorzystać na swoją korzyść i zakończyć negocjacje zakupowe dobrym wynikiem.

Negocjacje zakupowe powinny być wprowadzać ducha konkurencji

Pozycja kupca będzie zawsze korzystniejsza, gdy będzie sprawiał wrażenie, że poza firmą handlowca prowadzi on również rozmowy z innymi firmami. Oczywistym jest, że większość handlowców chciałaby znać swoich rywali. Wówczas łatwiej byłoby im podjąć działania obronne. Kupiec nigdy nie powinien informować, kto jest konkurentem handlowca. Szkolenia zakupowe uczą kupców tej zasady, że profesjonalny kupiec nie powinien podawać nazw konkurencyjnych dostawców. Należy budować niepewność handlowców, co do ostatecznych wyników negocjacji zakupowych. Jeśli jednak kupiec nie prowadzi takich rozmów, trzeba sprawiać wrażenie, że takie rozmowy są prowadzone. Jak ognia należy również unikać wychwalania produktów handlowca. Za to wskazane jest znalezienie słabych stron i skoncentrowanie się na nich. Negocjacje zakupowe to swoisty teatr, w którym kupiec gra rolę marudera, nie specjalnie zainteresowanego zakupem. Tym bardziej, że dla kupca taka gra nie jest ryzykowna, a pozwala uzyskać znaczną przewagę nad dostawcą.

W negocjacjach zakupowych można wykorzystywać „siłę wyższą"

Gdy kupiec będzie zasłaniał się różnego rodzaju „siłami wyższymi”, zmusi dostawcy do podejmowania dodatkowych ustępstw. Szkolenia zakupowe wprowadzają szereg różnych technik zastosowania „siły wyższej”. Może nią być uchwała zarządu, centrala, polityka firmy czy system finansowy. Najczęściej to wystarczy, aby wywierać presję na sprzedawców. Skoro wiec kupiec nie może wykonać działania, taki ruch (ustępstwo) jest po stronie dostawcy. Sprzedawca nie może ani tego sprawdzić, ani tego pokonać. Jest to prosta, ale bardzo skuteczna metoda wywierania wpływu na dostawcę. Co ciekawe, nawet, gdy kupiec nie ma „siły wyższej”, w negocjacjach zakupowych może ją sobie wymyśleć. Negocjacje zakupowe to teatr, a w teatrze wszystko jest możliwe.

W negocjacjach zakupowych należy okazywać pewność siebie

Kupiec zawsze powinien okazywać wewnętrzną pewność siebie. Można to okazać za pomocą mowy ciała i dobrze dobranymi słowami. Wszystko się liczy – od dynamicznego zachowania podczas powitania ze sprzedawcą, zrelaksowania na twarzy, uśmiechu, utrzymywania kontaktu wzrokowego, sposobu zajęcia miejsca do rozmowy. Całym swoim zachowaniem kupiec powinien okazywać, że czuje się pewnie. Sprzedawca może odebrać takie zachowanie jak sygnał, że kupiec nie odczuwa presji np. dysponuje ofertami konkurencyjnymi, nie ma presji czasowej. Można wyciągnąć wniosek, że negocjacje zakupowe są dla kupca chlebem powszednim, a w tym przypadku dodatkowo kupiec nie obawia się niepowodzenia rozmów. Wszystko to umacnia dostawców w przekonaniu o istnieniu konkurencji.

Możliwości budowania przez kupca przewag nad dostawcą jest bardzo wiele, a wszystkie mają wymiar psychologiczny i są w zasięgu ręki. Szkolenia dla działu zakupów uczą kupców wielu tego typu strategii i technik zakupowych. Co ciekawe, ich zastosowanie nie wymagają żadnych dodatkowych zasobów, a efekty w postaci korzystniejszych warunków zakupu mogą być osiągane przez pracowników działu zakupów.