Szkolenia zakupowe dla kupców

Negocjacje zakupowe i handlowe wymagają wiary we własne siły

Negocjacje zakupowe czy handlowe to wyjątkowe działania, w których siła stron zależy głównie od nastawienia. Jeśli dostawca ma siłę, ale nie wierzy w nią, w rzeczywistości nie ma tej siły. Podobnie jest w przypadku działu zakupów, jeśli pracownicy działu zakupów nie wierzą we własną siłę, nie mają tej siły. I odwrotnie, w negocjacjach zakupowych, gdy kupiec nie ma rzeczywistej siły, ale wierzy w jej istnienie, zyskuje tę siłę. W negocjacjach dużo zależy od postrzegania samego siebie i strony przeciwnej. Bardzo często pracownicy działu zakupów uważają, że dostawcy dysponują większą siłą niż w rzeczywistości. Co ciekawe, dotyczy to obu stron - zarówno strony sprzedającej jak i kupującej. Wcale nie tak rzadko spotykają się dwie strony i każda uważa, że strona przeciwna ma większą siłę w negocjacjach. Zaopatrzeniowcom z działu zakupów wydaje się, że są pod większą presją czasu, niż dostawcy. Są również przekonani, że posiadają mniej informacji o przeciwniku, niż przeciwnik na ich temat. Jednocześnie handlowcy mają podobne myśli. Kupcy, którzy przechodzą szkolenia z negocjacji zakupowych czy handlowcy na szkoleniach z negocjacji handlowych są uświadamiani, że ten problem ma charakter psychologiczny i wynika z nastawienia. Większość zakupowców, którzy mieli za sobą odpowiednie szkolenia, radzi sobie z tymi problemami, ale u części wyobraźnia robi swoje i podpowiada zakupowcom coś, co nie zawsze jest prawdą.

W negocjacjach druga strona też ma obawy

Należy pamiętać, że silni negocjatorzy – zarówno pracownicy działu zakupów jak i handlowcy - też mają obawy. Nie są w tym osamotnieni. Oni też popełniają błędy, które starają się ukrywać przez swoimi szefami. Nawet najsilniejsze firmy mają swoje problemy. Każdy negocjator odpowiada przed swoim szefem, a to sprawia, że nawet silni negocjatorzy idąc na rozmowy mają pewne obawy. Odpowiednie zachowanie w trakcie rozmowy z takimi partnerami, pozwoli wywierać na nich wpływ. Jeśli pracownicy z działu zakupów wierzą we własne siły to jest to widoczne w ich zachowaniach (silna postawa, zdecydowane wypowiedzi). Oczywiście rozważny pracownik działu zakupów czy handlowiec wie, że siłę należy okazywać subtelnie, bez prowokowania strony przeciwnej. W efekcie strona przeciwna dostrzega siłę i zaczyna inaczej traktować takiego negocjatora. To zaś dodatkowo umacnia postawę pracowników działu zakupów i wpływa na ich zachowanie. Zadziała tu zasada samospełniającego się proroctwa.

Obawy zakupowców i handlowców widać jak na dłoni

Gdy negocjacje zakupowe są prowadzone przez zakupowców odczuwających lęk przed negocjowaniem z dostawcami, zaczynają to okazywać werbalnie i niewerbalnie. Sygnały te są łatwo odczytywane przez handlowców, którzy mogą odpowiednio je wykorzystać. To jedynie utrudni działanie zakupowcom. I znów zadziałała zasada samospełniającego się proroctwa. Szkolenia dla zakupowców potrafią jednak znacząco zredukować te wewnętrzne obawy.

Demobilizujące myśli zakupowców i handlowców

Myślenie odgrywa główną rolę w powstawaniu obaw przed negocjacjami z silnym dostawcą (sytuacja kupca i negocjacje zakupowe) lub silnym kupcem (sytuacja handlowca i negocjacje handlowe). To nie sytuacja powoduje, że negocjator lęka się rozmów z drugą stroną. Gdyby tak było to każdy negocjator odczuwałby podobny lęk wobec takich samych sytuacji. Życie pokazuje, że tak jednak nie jest. Odczuwanie lęku wywodzi się z niewłaściwego przekonania negocjatora wobec zagrożenia (następuje zniekształcona rzeczywistość). Pracownicy działu zakupów i handlowcy sami tworzą te niewłaściwe przekonania. Z kolei te przekonania przyczyniają się do powstawania różnych demobilizujących myśli. Przykładowo w przypadku pracowników działu zakupów i prowadzonych przez nich negocjacji zakupowych może to być:
— Przyklejanie etykiety dostawcom (np. dostawca jest jak rekin i nie można z nim zbudować towarzyskich relacji).
— „Biadolenie” pracowników działu zakupów i wyolbrzymiania negatywne konsekwencje negocjacji z silnym dostawcą.
— Umniejszanie pozytywnych efektów współpracy pracowników działu zakupów z silnymi dostawcami.
— Przewidywanie czarnych scenariuszy rozmów z silnymi dostawcami.
— Koncentrowanie się na swoim myśleniu lękowym i konsekwencjach (a im pracownicy działu zakupów więcej o tym myślą, tym ten lęk jest silniejszy).
— Unikanie sytuacji, których się obawiają, czyli unikania negocjacji zakupowych z silnymi dostawcami, co jedynie pogłębia obawy pracowników działu zakupów.
— Czytanie w myślach dostawcy i zakładania istnienia negatywnych opinii i zamiarów.
— Myślenie w kategoriach „czarno-białych” (np. jak mi się nie uda porozumieć z dostawcą to będzie tragedia).

Niestety nie ma łatwych sposobów na poradzenie sobie z obawami przed negocjowaniem z silnym partnerem, ale na pewno należy przestrzegać poniższych zaleceń:
Stań się realistą. Skończ z unikaniem rozmów z partnerem. Zachowaj inicjatywę w umawianiu spotkań. Niech twoje wyimaginowane zagrożenia się zmaterializują. Wtedy przynajmniej zyskasz możliwość realnej oceny sytuacji bez ciągłego życia w nierealnych domysłach.
Przestać cofać się przed zagrożeniem. Realnie oceniaj negocjacje zakupowe i negocjacje handlowe, odczytuj gry i manipulacje przez niego stosowane oraz stosuj sprawdzone techniki poznane na szkoleniach z negocjacji zakupowych i handlowych. Niech druga strona gra, wykorzystuje swoje techniki a ty możesz mieć na to swoją grę. Zagraj z nim w tę grę. Ćwicz się w racjonalnym postępowaniu. Z czasem nie będziesz się tego obawiał. Wręcz będzie ciebie to bawiło.

Negocjacje można prowadzić bez obaw

Negocjacje - zakupowe i handlowe – prowadzone są również przez drugą grupę osób, którym obce są demobilizujące myśli. Efekty działania tych negocjatorów sprawiają, że są określani, jako szczęściarze. Wydawałoby się, że zwyczajnie sprzyja im szczęście. To szczęście jest jednak wynikiem psychologicznego profilu szczęściarzy. Ich podejście do życia, sposób myślenia i działania sprawia, że sami tworzą, zauważają i wykorzystują nadarzające się okazje. Tacy ludzie są towarzyscy, pewni siebie, wierzą we własne szczęście, podchodzą do życia na luzie, są zrelaksowani i spokojni, otwarci na nadarzające się okazje, kreatywni, szukają sposobów na rozwiązanie problemów, podejmują próby pomimo porażek i dostrzegają pozytywy z poniesionych porażek. Przecież negocjacje zakupowe czy handlowe są pełne okazji do sukcesów i zagrożeń porażkami. I właśnie to właściwy stan ich umysłu sprawia, że osiągają sukcesy. Oni zwyczajnie wierzą w sukces, podejmują właściwe działania, próbują mimo niepowodzeń, szukają najlepszych sposobów działania. Negocjacje zakupowe czy negocjacje handlowe wymagają takiego podejścia i wówczas łatwiej jest osiągać sukces w negocjowaniu