Umiejętności negocjacyjne
Mity na temat negocjacji
Narosło wiele mitów dotyczących umiejętności negocjatorów. Próbując zmierzyć się z tymi mitami, już na samym początku trzeba sobie powiedzieć, że w aktywność negocjacyjną można podzielić na dwa obszary – negocjacje zakupowe i negocjacje handlowe. Są to dwa różne podejścia do negocjacji. Po jednej stronie stołu negocjacyjnego znajdują się pracownicy działu zakupów, a po drugiej – handlowcy. Co prawda większość technik przekazywanych podczas szkolenia dla działu zakupów (szkolenia typu - negocjacje zakupowe) bazuje na tych samych mechanizmach wywierania wpływu, co szkolenia z negocjacji handlowych. Jednak konstrukcja wykorzystywanych technik w negocjacjach zakupowych i handlowych jest całkowicie odmienna. Wynika to głównie z faktu, że w większości sytuacji rynek jest rynkiem kupującego, a nie dostawcy. W czasie niedobory towarów ulega to zamianie, ale taka sytuacja jest na szczęście zdecydowanie rzadsza. W związku z tym umiejętności negocjacyjne nabyte podczas szkolenia typu „negocjacje zakupowe” i szkolenia typu „negocjacje handlowe” będą całkowicie odmienne.
Czy dobrym negocjatorem trzeba się urodzić?
Rozprawiając się z tymi mitami, największym z nich wydaje się bardzo często powtarzane powiedzenie, że „dobrym negocjatorem trzeba się urodzić”. W większym stopniu mit ten dotyczy negocjacji handlowych niż zakupowych. Zapewne jest to spowodowane tym, że większość osób uważa iż łatwiej jest kupić niż sprzedać. Próbując uporać się z tym mitem należałoby w pierwszej kolejności odpowiedzieć na pytanie, co kryje się pod określeniem - „dobry negocjator”? Okazuje się, że często określenie to jest błędnie rozumiane i przypisywane osobom osiągającym bardzo dobre wyniki kosztem drugiej strony. Jest to zawężenie negocjacji do targowania się o cenę i wywieranie wpływu. W biznesie negocjacje zakupowe czy handlowe są zazwyczaj procesem złożonym i bardzo często stanowią wstęp do nawiązania długoterminowej współpracy. W tej sytuacji „dobrym negocjatorem” jest osoba (kupiec lub handlowiec), która osiąga założone cele z uwzględnieniem oczekiwań drugiej strony. Po zakończeniu takich negocjacji obie strony są zadowolone z wypracowanych rozwiązań i w przyszłości będą chciały ze sobą współpracować. Niewątpliwie niektórzy ludzie posiadają pewne wrodzone predyspozycje do negocjowania, i nie wymagają dodatkowego szkolenia – typu negocjacje zakupowe lub negocjacje handlowe. Jest to między innymi umiejętność budowania dobrych relacji interpersonalnych, koncentracji na rozmowie ze stroną przeciwną, odczytywanie mowy ciała, analityczne myślenie, szybkie formułowanie wniosków czy umiejętność panowania nad emocjami. Jednak nawet osoby posiadające naturalne predyspozycje do prowadzenia negocjacji zakupowych czy handlowych, wymagają dobrego opanowania strategii i taktyk negocjacyjnych. Dopiero wówczas ich umiejętności przynoszą ponadprzeciętne efekty. Na szczęście negocjacje zakupowe czy handlowe wymagają umiejętności, które można doskonalić praktycznie u każdego. Większość osób pracujących w biznesie potrafi bardzo dobrze opanować sztukę negocjowania. Dla poprawy umiejętności negocjacyjnych należy analizować swoje decyzje, obserwować decyzje kolegów, wyciągać konstruktywne wnioski i ciągle doskonalić swoje umiejętności (poprzez specjalistyczne szkolenia dla działu zakupów czy handlowców, studiowanie literatury z zakresu negocjacji, psychologii społecznej, technik zakupu i sprzedaży, gier decyzyjnych). Umiejętność doskonalenia swojego warsztatu pracy jest niewątpliwie najważniejszą umiejętnością negocjatora. Nie prawdą jest więc, że dobrym negocjatorem trzeba się urodzić, dobrym negocjatorem raczej się staje niż rodzi.
Najważniejsze umiejętności negocjatora
Zdyscyplinowanie. Negocjacje zakupowe czy negocjacje handlowe wymagają od uczestników dobrej organizacji pracy. Metodyczne postępowanie i staranne przygotowanie do negocjacji jest kluczem do budowania siły w negocjacjach. Lekceważenie przygotowania sprawia, że kupcy czy handlowcy nie mają dobrze rozpoznanych alternatyw, nie znają potrzeb i preferencji oraz sił i słabości drugiej strony. W konsekwencji nie wykorzystują istniejących możliwości i osiągają dużo gorsze wyniki. I chociaż zdyscyplinowanie wydaje się wrodzoną cechą, to praktyka pokazuje, że techniki poznane podczas szkolenia dla działu zakupów czy z negocjacji handlowych, pozwalają doskonalić podejście do pracy negocjatora. Tu też dobrym negocjatorem można się stać, niekoniecznie urodzić.
Cierpliwość. W większości sytuacji negocjacje zakupowe czy negocjacje handlowe odbywają się pod presją czasu. W trakcie negocjacji, kupcy i handlowcy zaczynają stawiać różnego typu ograniczenia czasowe. Tym samym wywierając na siebie presję. Działając pod wpływem presji czasowej, łatwo jest popełnić błąd i osłabić swoją pozycję negocjacyjną. W takiej sytuacji szczególnie przydatna jest umiejętność powstrzymania się od zbyt szybkich decyzji. Przykładowo w negocjacjach zakupowych dużo lepsze wyniki osiąga kupiec potrafiący zachować spokój i opanowanie w sytuacji. Wtedy jego spokój, opanowanie jest dla handlowca dowodem, że kupiec ma dobre alternatywy i nie ma presji czasowej.
Śmiałość. Negocjacje zakupowe czy negocjacje handlowe wymagają stawiania celów. Okazuje się, że dużo lepsze wyniki osiągają negocjatorzy, którzy stawiają sobie śmiałe cele, a drugiej stronie formułują śmiałe oczekiwania. Oczywiście oczekiwania muszą być realne, mieszczące się w rozsądnym przedziale. Nie mogą wyglądać na nieuczciwe i zniechęcać drugą stronę do prowadzenia dalszych rozmów. Rozpoczęcie jednak rozmów z wyższymi żądaniami pozwala na uzyskanie korzystniejszych wyników przy jednoczesnym zadowoleniu drugiej strony.
Wytonowanie. Skuteczny negocjator powinien posiadać jak najwięcej informacji, ale nie powinien popisywać się swoją wiedzą i doświadczeniem. Negocjacje zakupowe i negocjacje handlowe to złożony proces, w którym dużo rozsądniej jest kontrolować wypływ informacji, w tym informacji o swoich umiejętnościach. Jest to też technika wywierania wpływu ponieważ druga strona może uznać wytonowanego negocjatora za sympatyczniejszego i będzie mniej ostrożna w wypowiedziach i zachowaniu.
Szacunek. Okazywanie szacunku osobom biorącym udział w negocjacjach jest kluczem do budowania dobrych relacji. Dzięki temu dużo łatwiej jest uzyskać większe ustępstwa, zgodę na wprowadzanie zmian w procesie negocjacji czy powrót stron do stołu negocjacyjnego w sytuacji impasu. Tej umiejętności również można się nauczyć. Odpowiednie szkolenia typu „negocjacje zakupowe” czy „negocjacje handlowe” doskonalą podejście pracowników działu zakupów kupców i handlowców do drugiej strony. Profesjonalny negocjator powinien zawsze okazywać szacunek drugiej stronie, nawet gdy stosuje agresywne techniki negocjacyjne.
Uczciwość. Negocjacje zakupowe i negocjacje handlowe wymagają uczciwego podejścia do drugiej strony. Nie oznacza to jednak, że należy się odsłaniać z informacjami czy nie wykorzystywać technik negocjacyjnych. Oznacza jednak dotrzymywania poczynionych ustaleń czy składanych propozycji. Takie podejście buduje reputację stron i przynosi oczekiwane rezultaty. Dużo łatwiej jest uzyskać dobre wyniki, jeśli negocjator ma zaufanie strony przeciwnej. Dlatego szczególne znaczenie ma dotrzymywanie postanowień, składanych obietnic i unikanie świadomego wprowadzania w błąd.
Elastyczność. Negocjacje zakupowe i negocjacje handlowe zawierają dużo sytuacji nieprzewidywalnych. Negocjator z działu zakupów czy handlowiec powinien posiadać umiejętność elastycznego myślenia, improwizacji, rozważania nowych rozwiązań. Elastyczność działania jest potrzebna w szczególności w sytuacjach, gdy negocjatorowi zależy na nawiązaniu długoterminowej współpracy z drugą stroną. Wówczas elastyczność pozwala na rozważanie różnych wariantów porozumienia i wypracowanie rozwiązań korzystnych dla obu stron. Ta umiejętność jest dużo trudniejsza do doskonalenia. Szkolenia dla działu zakupów czy z zakresu negocjacji handlowych mogą jedynie częściowo poprawić tę umiejętność.
Naturalność. Prowadzenie rozmów z twarzą pokerzysty budzi nieufność i tworzy dystans. Dobry negocjator powinien panować nad swoimi emocjami, ale jednocześnie w odpowiednich momentach okazywać swoje niezadowolenie, zmartwienie czy radość. Negocjacje zakupowe czy negocjacje handlowe wymagają od negocjatorów umiejętnego sterowania emocjami, pokazywania ich tam gdzie należy i ukrywania, gdy nie jest to wskazane.
Analizując kluczowe umiejętności wymagane w negocjacjach zakupowych czy negocjacjach handlowych, większość z nich może zostać doskonalone. Dobre szkolenia dla działu zakupów sprawią, że pryśnie wiele mitów związanych z negocjatorami. Praktyka pokazuje, że rzadko kiedy nie udaje się poprawić umiejętności handlowców czy pracowników działu zakupów. Oczywiście negocjacje zakupowe czy handlowe to swoista sztuka, ale zdecydowanie do opanowania.
