Firma konsultingowa

W sytuacji gdy kolejne działania reorganizacji kosztowych mają miejsce w firmach, przynosząc redukcje zatrudnienia, zmiany struktur organizacyjnych, zamykanie oddziałów, sprzedaż majątku czy zmniejszenie zapasów - zapewne wielu menedżerów zastanawia się czy właściwie rozłożone zostały wysiłki reorganizacji i czy po stronie przychodowej nie można wprowadzić istotnych usprawnień. Wielu z nich intuicyjnie wyczuwa, że w działalności handlowej ich firmy istnieje duży potencjał do wykorzystania. Potencjał, którego dotychczas nie wykorzystywano, a jeśli nawet - to zbyt mało intensywnie. Skoro jednak do tej pory nic z tym nie zrobiono, często powstaje pytanie - jak zmienić tę sytuację i jak zwiększyć sprzedaż w firmie.

W dużej części firm wprowadzane są rozwiązania, mające przyczyniać się do wzrostu sprzedaży. Wprowadzając te zmiany zapomina się jednak, że za generowanie przychodów odpowiada pewnien model sprzedaży, swoisty system złożony z wielu elementów - umiejętności sprzedawców, narzędzi pracy, przepływu informacji, motywacji, strategii handlowych i wiele innych. Ponieważ wszystkie są ze sobą powiązane - wprowadzenie usprawnień częściowych nie przynosi większych efektów. Konieczne jest więc zrozumienie tych zależności - poznanie czynników zarówno ograniczających jak i wzmacniających sprawność działu sprzedaży. W tym celu można wykorzystać praktyczny model biznesowy składający się z 10 obszarów tematycznych wpływających na efektywność pracowników służb handlowych i marketingowych. Model ten wskazuje nie tylko obszary usprawnień działalności handlowej ale również wzajemne powiązania pomiędzy nimi. Uwzględnienie tych obszarów przy reorganizacji działalności sprzedażowej firmy pozwoli wykorzystać już istniejący potencjał służb handlowych i uzyskać zwiększenie sprzedaży.

Strategia wzrostu sprzedaży w firmie

Praktyka pokazuje, że bardzo często handlowcy nie znają strategii wzrostu sprzedaży w firmie, a tym samym kierunku działania dla nich samych. Zazwyczaj wynika to z faktu, że strategia taka jest utajniona, czasami nawet nie istnieje lub nie jest do końca dopracowana. Często się zdarza, że strategia sprzedaży jest formułowana bez głębszej analizy rynkowej, z pominięciem analizy konkurencji i informacji, jaką można zebrać bezpośrednio od klientów. Brak strategii wzrostru sprzedaży, zbyt powierzchowne przygotowanie planów czy też obawy przed wypłynięciem informacji do konkurencji, wszystko to może być powodem rezygnacji z prezentacji handlowcom strategii działania firmy.

W odpowiedzi na brak strategii wzrostu sprzedaży lub brak identyfikacji z istniejącą strategią, handlowcy sami wypracowują indywidualne plany aktywności. Efektem tego jest mnogość indywidualnych taktyk handlowych, zazwyczaj niespójnych ze sobą - a co ważniejsze niekoniecznie korzystnych w długim terminie dla firmy. W tej sytuacji pod znakiem zapytania można postawić szanse na długotrwały wzrost sprzedaży w takiej firmie.

Struktura organizacyjna działu sprzedaży pozwalająca na zwiększenie sprzedaży

Efektywność pracy sprzedawców uzależniona jest również od struktury organizacyjnej działu sprzedaży oraz pozostałych działów funkcjonalnych firmy. Niewłaściwie zaprojektowana struktura organizacyjna może bowiem wydłużać przepływ informacji, utrudniać podejmowanie decyzji, rodzić niejasności co do zakresu obowiązków i odpowiedzialności, angażować pracowników w wewnętrzne konflikty i rozgrywki - a wszystko to nie pomaga w utrzymaniu obecnych i pozyskaniu nowych klientów.

Często wobec braku wypracowanej strategii wzrostu sprzedaży, trudno jest oceniać strukturę organizacyjną działu handlowego. Strategia bowiem powinna być podstawowym wyznacznikiem tej struktury. To strategia wzrostu sprzedaży definiuje strukturę i zasoby. Poprzez koncentrację zasobów na rentownych i przyszłościowych segmentach rynku, portfelu odpowiednich produktów, wybór kanałów dystrybucji, form komunikacji z klientami - strategia powinna decydować o organizacji działu według produktów, rynków, grup klientów czy też regionalnej. Zgodnie ze strategią powinien być również określony podział zadań w dziale handlowym, zdefiniowane potrzeby kadrowe - ilość kierowników, wielkość zespołów sprzedażowych, określone zasady przepływu informacji i podejmowania decyzji.

Przeprowadzanie oceny aktywności i wyników osiąganych przez sprzedawców

Kolejnym obszarem wpływającym na efektywność funkcjonowania modelu sprzedaży jest system oceniania wyników osiąganych przez sprzedawców. Celem takiego systemu powinno być dostarczanie obiektywnych informacji o aktywności i wynikach osiąganych przez sprzedawców. To od prawidłowo zaprojektowanego systemu ocen handlowców może zależeć:

Tak więc powinien on dostarczać korzyści nie tylko firmie - gdzie najważniejsze jest właściwe wykorzystanie potencjału sprzedawców, pozyskiwanie klientów i zwiększenie sprzedaży, ale również samym sprzedawcom - pozwalając im na bieżąco oceniać aktywność, osiągane wyniki i ukierunkowywać ich dalszy rozwój.

Konstrukcja systemu oceniania powinna być dokładnie przemyślana pod kątem uwzględnienia specyfiki firmy (szczególnie: celów strategicznych, zadań sprzedawców, specyfiki działania sprzedawców, dostępności posiadanych informacji). System taki powinien spełniać szereg wymagań, a najważniejsze z nich to:

System ocen wyników pracy handlowców nie powinien się sprowadzać tylko do oceny wartości sprzedaży czy uzyskanej marży na sprzedaży, ale powinien obejmować wiele poziomów. Poziomy te powinny być zgodne z procesem sprzedaży i mogą obejmować następujące etapy: nawiązywania kontaktu z klientem, składania oferty, rozmów handlowych, dokonywania sprzedaży, obsługi w trakcie wykonywania usługi lub korzystania z produktu przez klienta, utrzymania kontaktu po sprzedaży, współpraca z pozostałymi działami firmy. Dopiero kompleksowa ocena wyników daje podstawę do wyciągania wniosków na temat efektywności pracy sprzedawców i pozwala na systematyczne działania w kierunku pozyskiwania nowych klientów i wzrostu sprzedaży.

System motywacyjny dla sprzedawców ma wpływ na zwiększenie sprzedaży

Motywowanie sprzedawców do aktywności i osiągania wyników jest jednym z ważniejszych zadań stawianych menedżerom sprzedaży. Co prawda w praktyce podejmują oni pewne wysiłki aby wprowadzić zmiany w systemie motywowania sprzedawców, ale zmiany te dotyczą głównie wynagradzania - czyli jedynie jednego ze składowych systemu motywowania. Tymczasem motywacja sprzedawców do pełnego zaangażowania w wykonanie pracy uzależniona jest nie tylko od finansów, ale od wielu czynników związanych ze środowiskiem pracy. Czynniki motywujące przenikają przez całą firmę i są ściśle powiązane między innymi ze stylem zarządzania, kulturą organizacyjną, sposobem określania zadań i odpowiedzialności, warunkami i narzędziami pracy. Tak więc menedżerowie planujący wprowadzenie rozwiązań motywujących sprzedawców do podniesienia efektywności pracy, powinni poza motywacyjnymi rozwiązaniami płacowymi rozszerzyć zakres swoich poszukiwań do:

Pomimo tego, że pieniądze są podstawowym motywatorem - menedżerowie nie powinni zapominać, iż "nie samym chlebem...". Dopiero wprowadzenie systemowych rozwiązań motywacyjnych - pozwalających na uzyskanie pozytywnych warunków i właściwości pracy dla sprzedawców - może przyczynić się do ich zaangażowania w pracę, efektywnego wykonywania zadań i szukania pomysłów na to jak zwiększyć sprzedaży.

Narzędzia wykorzystywane w pracy sprzedawców pozwalające zwiększyć sprzedaż

Efektywność pracy handlowców jest w dużym stopniu uzależniona od tego jakimi narzędziami wspierają swoją działalność. Brak odpowiednich narzędzi może stanowić istotne obniżenie zarówno skuteczności jak i sprawności działania handlowca. I wcale nie dotyczy to wyposażenia handlowców w najnowsze osiągnięcia techniki, ale przede wszystkim udostępnienia im informacji, przygotowanych ofert i materiałów wspomagających sprzedaż tj.:

W zależności od specyfiki firmy - pakiet narzędzi i informacji potrzebnych sprzedawcom może być różny. W każdej firmie istnieje jednak potrzeba ukierunkowania sprzedawców i dostarczenie im odpowiednich narzędzi, instrukcji i wskazówek. Pomimo tego, że wydaje się to oczywiste - w praktyce okazuje się jednak, że handlowcy nie są odpowiednio wyposażeni. Działają więc po omacku i mało profesjonalnie - dając tym samym kiepską "wizytówkę" firmy, którą reprezentują.

Organizacja pracy sprzedawców w dużym stopniu wpływa na zwiększenie sprzedaży

Duży wpływ na efektywność wywiera organizacja pracy handlowców. Niestety w praktyce bardzo często można spotkać się z taką organizacją pracy, która przyczynia się do marnowania czasu pracy handlowców. Przyczyn tego stanu jest wiele, ale do głównych można zaliczyć:

Wszystko to przekłada się na złe wykorzystanie czasu sprzedawców, a ostatecznie na obniżenie wyników ich pracy. Dużą część z wymienionych przyczyn można wyeliminować między innymi poprzez wprowadzenie dziennych i tygodniowych planów działań, narzędzi informatycznych porządkujących pracę, dostarczanie informacji potrzebnym handlowcom, szkolenia z organizacji czasu własnej pracy.

Szkolenia podnoszące umiejętności sprzedawców

Umiejętności handlowców - rozumiane między innymi jako znajomość technik sprzedaży, gotowe sposoby pozyskiwania klientów, pomysły na wzrost sprzedaży, metody komunikacji z klientem i zarządzania czasem - są jednym z podstawowych czynników decydujących o efektywności działalności handlowej i wpływają na zwiększenie sprzedaży. Dlatego też szkolenia są jednym z podstawowych obszarów poszukiwania możliwości podniesienia skuteczności i sprawności handlowej - prowadząc do zwiększenia sprzedaży. W praktyce można spotkać różne modele szkolenia. Na naszym rynku dominującym jest szkolenie nastawione na teoretyczne nauczanie umiejętności, aby potem stosować je w praktyce. Jednakże jak pokazuje praktyka - bardzo trudny jest transfer nowych umiejętności do miejsca pracy. Próby doskonalenia działalności handlowych przy wykorzystaniu takiego modelu szkolenia nie przynoszą spodziewanych efektów. Po pierwsze - w praktyce handlowcy nie do końca wiedzą jak wykorzystać zdobytą wiedzę, a po drugie - nie są wstanie samodzielnie zmieniać dotychczasowych zasad działania w przedsiębiorstwie. Tak więc usprawnianie działalności handlowej poprzez indywidualne szkolenie jednostki lub nawet kilku osób nie może przynieść efektów. Co gorsze pociąga za sobą koszty opłat za szkolenia i koszty utraconych możliwości w postaci straconego czasu. Innym modelem szkolenia - niestety w praktyce jednak zbyt rzadko spotykanym - jest ukierunkowanie szkolenia na nauczenie praktycznych umiejętności sprzedażowych. W szkoleniu takim podstawą jest dopasowanie programu, ćwicvzeń i scenek do warunków pracy sprzedawców. PTakie podjście do szkolenia wymaga więcej wysiłku od trenera, ale uwzględnia realia pracy sprzedawców i tym samym motywuje ich do doskonalenia swojego warsztatu. Pozwala więc na skuteczniejsze wprowadzanie zmian, uzyskanie wzrostu efektywności pracy handlowców io zwiększenie sprzedaży.

Komunikacja w dziale sprzedaży wpływa na sprawność działania i wzrost sprzedaży

Komunikacja jest swoistym układem nerwowym firmy - informującym o planach, zadaniach sprzedażowych do wykonania, metodach pozyskiwania klientów, pomysłach na wzrost sprzedaży, przesyłającym informacje potrzebne do realizacji zadań handlowych, przekazującym informacje zwrotne od handlowców czy też kreującym wizerunek firmy. Niesprawność systemu komunikacji jest więc czynnikiem obniżającym produktywność służb handlowych i całego przedsiębiorstwa. Dobra komunikacja pobudza bowiem motywacje handlowców - wskazuję co trzeba robić, jak to trzeba robić, jakie podejmować decyzje. Pozwala na szybki kontakt z klientem, odpowiednią reakcję na jego zapytania i życzenia. Jeśli jednak w firmie istnieje długi okres przekazywania informacji (np. pomiędzy działami projektowania, przygotowania produkcji i samej produkcji) trudno się dziwić, że handlowcy już na starcie mają trudną pozycję konkurencyjną. W sytuacji gdy zostanie to spotęgowane dystansem w komunikacji podtrzymywanym przez niektórych menedżerów - handlowcy wyhamowują swoją aktywność i przyjmują zachowawcze podejście do wykonywanej pracy. Trudno nawet się dziwić takiej postawie - przecież starają się dostosować do specyfiki firmy - w tym do wewnętrznych rozgrywek pomiędzy pionami funkcjonalnymi czy w samych działach handlowych. I wbrew pozorom takie bariery w komunikacji wcale nie są zjawiskiem rzadko spotykanym, ale wręcz nagminnym.

Praca zespołowa w dziale handlowym ma wpływ na zwiększenie sprzedaży

Pomimo tego, że najlepszym rozwiązaniem jest, aby każdy handlowiec miał swoje własne zadania i odpowiadał za swoje rynki, w wielu firmach handlowcy w jakimś stopniu pracują w zespołach. Wynika to ze sposobu zorganizowania firmy i jest zbieżne z naturalną potrzebą pracy ludzi w grupie (prostej potrzeby obcowania z innymi, zmniejszanie niepokoju samodzielnej pracy, wsparcie ze strony zespołu). Między innymi od wielkości grupy, jej spójności i akceptacji norm zachowania, będzie zależała efektywność pracy sprzedawców. Jeśli zostaną zapewnione warunki sprzyjające spójności zespołu handlowców i akceptacji przez zespół ambitnych ale osiągalnych zadań, wówczas można oczekiwać wzrostu wydajności tego zespołu. Jednocześnie dbając o stworzenie atmosfery identyfikacji z grupą istotne jest aby grupa nie była zbyt duża. Zbyt duże zespoły utrudniają integrację i sprzyjają występowaniu zjawiska próżniactwa społecznego - przyczyniając się tym samym do spadku efektywności pracy zespołowej. Dla stworzenia atmosfery wspólnoty zespołowej konieczne jest podjęcie szeregu działań, w tym:

Należy pamiętać, że tworzenie poczucia tożsamości zespołu handlowego wymaga pełnego spojrzenia na problematykę zarządzania grupami ludzi. Procesy zachodzące w zespołach mogą bowiem przyczyniać się do mobilizacji aktywności handlowców, ale również do pogorszenia efektywności pracy działu handlowego. Będzie na to wpływało bardzo dużo zmiennych - począwszy od specyfiki samej firmy, zatrudnionych handlowców, postawionych zadań, systemu wynagradzania, a na kulturze organizacyjnej kończąc. Ze względu na duży wpływ pracy zespołowej na osiągane wyniki - nie powinno się pomijać tej sfery zarządzania działem handlowym w procesie usprawnień w firmie.

Atmosfera pracy i kultura orgnizacyjna

Nie ulega najmniejszej wątpliwości, że czynnik ludzki mocno wpływa na zwiększenie sprzedaży i rentowność firmy. Tworzenie dobrych stosunków międzyludzkich pozwala bowiem na łączenie handlowców w zgrane zespoły, przyczynia się do identyfikacji handlowców z celami firmy i właściwie ukierunkowuje ich działania. Pomimo tego, że w teorii organizacji i zarządzania od dawna znane jest znaczenie kultury organizacyjnej - w praktyce niewiele można spotkać firm, w których istnieje proefektywna kultura organizacyjna. Często jednak można spotkać negatywną kulturę organizacyjną - pełną rozwiązań:

W efekcie kultura organizacyjna takiej firmy okazuje się dla niej bardzo szkodliwa - nie pozwala na efektywne wykorzystanie potencjału i zwiększenie sprzedaży, a poprzez panującą w nim zachowawczość ogranicza szanse wykorzystywania okazji na rynku czy też unikania zagrożeń. Uważna obserwacja pozwoli zauważyć, że negatywna kultura organizacyjna wywiera bardzo niekorzystny wpływ na działalność sprzedażową firmy - nie pozwala na wzrost sprzedaży i redukuje zyski. Pomimo tak dużego znaczenia proefektywnej kultury organizacyjnej, menedżerowie nie dostrzegają tego lub świadomie rezygnują z usprawnień w tym kierunku - koncentrując się głównie na rozwiązaniach typu - kij i marchewka (zdecydowanie z przewagą kija). Tymczasem zmiana w kulturze organizacyjnej jest spoiwem pozwalającym na skuteczne działanie służb handlowych i całej firmy.

Wnioski końcowe - jak zwiększyć sprzedaż ...

Zrozumienie znaczenia i wzajemnej zależności wymienionych elementów modelu organizacji sprzedaży jest kluczem do poszukiwania możliwości podniesienia efektywności sprzedawców. Należy pamiętać, że wprowadzanie zmian w sposób wybiórczy (np. tylko w systemie wynagradzania) - w sytuacji gdy pozostałe obszary wymagają zmian - może sprawić, że firma ponosi koszty i traci cenny czas pogarszając tym samym swoją pozycję konkurencyjną. Dlatego też przedstawione elementy składowe modelu sprzedaży mogą być pomocne w ukierunkowaniu prac nad zwiększeniem skuteczności i sprawności działu sprzedaży.

Zadzwoń lub napisz e-maila do nas jeśli chcesz zwiększyć skuteczność działania firmy

Jeśli przedstawione problemy są dla Ciebie ważne i chcesz zwiększyć skuteczność działania Twojej firmy - zadzwoń do nas lub wyślij e-maila. Gdy wyślesz nam e-maila - oddzwonimy do Ciebie. Po rozmowie będziemy mogli wysłać Tobie szczegółową ofertę z zakresem prac i ceną. Gwarantujemy, że zarówno kontakt jak i oferta do niczego Ciebie nie zobowiązuje.
Skontaktuj się z nami:
• telefonicznie: 506 064 400
• pocztą elektroniczną: biuro@ce.strefa.pl